あれどこだっけを無くそう!整理整頓の超小技

営業さんのお仕事は本当にスピードを求められることが多いですよね。
時間が無い~!と仰っている人の何割かは簡単にできることに時間をかけすぎなように見受けられます。
ちょっとした工夫でちょっとずつ時間と負荷を軽減してみませんか?

フォルダ分けのポイント

一番多いパターンは「あの資料どこいったっけな」と、見つけるまでに時間が掛かってしまうケースです。
探すの30分、作業5分なんて事もありますよねw
さて、こういうことが発生しないようにするにはどうしたらよいでしょうか。
まず、ファイルを保存する場合に「とりあえずデスクトップに」というやり方はすぐにやめましょう!
フォルダを適切に作成し保存するようにしないといけないのですが、フォルダ分けがなかなか難しいですよね。
私が実践しているのは大分類、中分類と大掴みに階層を用意することです。
営業でしたら顧客とBPさんで大きく分かけ、その下に社名フォルダ、そのにやりとりの分類(契約関連、とか見積り、とか)のフォルダを用意します。
まれに契約関係>社名、という分類をする方もいらっしゃいますが、仕事でフォルダを参照するケースを想像すると、この会社さんの見積りを確認している時に「あれ?基本契約どうなってたかな」と見ることが多いと思いますのでやはり社名>契約関連がしっくりくるかと思います。
また、現在進行形のタスクでよく使うファイルを階層の深いフォルダに格納するのもちょっと面倒です。
私は作業中ファイルの格納場所として「TaskBOX」などのフォルダを用意しています。
タスクが終わったらきちんと本来のフォルダに格納することを忘れないようにしてくださいね。

メールの分類とタスク

メールもファイル同様に「どこいったっけなー」の基本ですよねw
こちらの分類方法も直近作業用のフォルダと、顧客/BPさんの分類フォルダ、その下に会社別フォルダという階層が良いかと思います。
一社で多数の人とやりとりしている場合は人別にフォルダ分けしても良いかもしれませんね。
私は自社は部門、人別にフォルダ分けしています。
このようにフォルダを作っておいて、現在進行形のメールは受信箱に残しやりとりを見ながら作業し、一区切り付いた時点で各フォルダに振り分けると良いでしょう。
振り分けルールを手動で実行出来るメーラーを使っていると楽に振り分け出来ますね。

ZIPファイルをささっと解凍

圧縮ファイルの解凍に妙に時間を掛けてしまう人もよく見かけます。
こちらについてもちょっとしたコツで時間を短縮することが出来ます。
まず圧縮ファイルはどこから入手しようが必ず同じフォルダに保存しましょう。
また、解凍ツールの設定に「デスクトップに解凍」というオプションがあったりしまうが、これは必ず「圧縮ファイルがあるフォルダに解凍」をするようにします。
こうすることの利点は圧縮ファイル自体に意味は無く大事なのはその中身ですから、圧縮ファイルをどこに保存しようと考える時間はとても無駄だからです。
また、のちのちWSHなどで自動化することも出来ます。
今回は説明を割愛しますが、圧縮ファイルをアイコンにドロップするだけで、圧縮ファイル保存用フォルダにファイルを移動→解凍実行→解凍先フォルダを開く、まで自動でやることも出来ますので、非常に作業の軽減になります。
あ、ここで解凍したファイルも本来のファイルのありかに移動するのを忘れずにw

おわりに

上記の事はたいていの人は分かっている事だとは思うのですが、いざやろうとすると時間が無いから忙しいからと理由を付けて今までのやり方で仕事をしていると思います。
ちょっと頑張って整理するだけで時間を作り出す事が出来ますから是非チャレンジしてみてください。
ちなみにフォルダ分けなどは上記のやり方以外に自分が好きな形でも良いと思います。
大事なのは自分がどのようにタスクを処理するかを考えて構成することです。
いつも自分がどのように仕事をしているか想像しながら分類してみてください。

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