タスク管理の決定版!Notion活用術(実践編)

前回概要をお伝えしたNotionですが、今回は実践編として実際にリストを作るところからリストとリストにリレーション(関連付け)を付けるところまでやってみましょう。
可能であれば皆さんもNotionをインストールして一緒に作業してもらえるとわかりやすいかと思います。
今回はインストール・登録が終わったところから作業を開始します。
もし、この作業の前段階で引っかかるようでしたらツイッターのDMなどからご質問頂ければ回答させて頂きます!

要員リストを作ってみよう

まずは左のペインにある『add a page』をクリックしてみましょう。
そうすると新しいリストの内容を入力する画面になります。
とりあえずタイトルに『要員リスト』と入力し、データベースから『Table』をクリックします。
これでNameとTagsという項目だけがあるリストが作成されたと思います。
これでリストはとりあえず出来たことになりますが、項目が全然足りませんよね。
例えば提案して頂いた会社ですとか性別、年齢、最寄り駅、進捗状況やスキルシートも保存したいと思いますのでその項目を追加してみましょう。
項目を追加する方法はテーブルの一番右にある+をクリックすると列が追加され、名前を付けられるので任意の名前をつけましょう。
項目にはタイプ(属性)があり、初期値としてはText(テキスト)の項目になっていますが、『property Type』の下にある右矢印をクリックするとどのようなタイプの項目を追加するか選択でます。
主要なタイプとして、Nunberは年齢や単価のような数字、Selectは男女のような選択項目、Multi-Selectは複数選択でスキルなどで『Java』『PHP』など選ぶときに使うと良いでしょう。
Dateはカレンダーから日付を選択できますので参画開始日に使えますね。
File&Mediaを使えばファイルを添付することが出来ますのでスキルシートを添付する項目に使いましょう。
上記の手順でまずは色々項目を作ってみてください。
意外と簡単にExcelのような表が作成出来ると思います。

案件リストを作ってみよう

では同じように案件リストも作ってみましょう。
必要な項目としては、案件元の会社、案件のステータス(情報入手、提案中など)や想定単価、開始年月、必須スキルや尚可スキル、募集人数、勤務地などがあると良いですね。
要員リストでも同じ事が言えますが「完了」というチェックボックスの項目は追加しておいた方がいいと思います。
テーブルの上に『Filter』というリンクがあると思いますのでクリックしてもらうと一覧に表示する条件を指定出来ます。
ここで、完了にチェックが入っていないもの、としておけば完了済みのレコードは一覧に表示されなくなり見やすくなります。
あと、私は案件にプライオリティの数値項目を追加しています。
この項目があれば、テーブルの上にある『Sort』から出力順を指定出来るので、注力している順に表示できるようになります。

リレーションで関連付けをしてみよう

次に案件と要員の関連付け項目を作ってみましょう。
例えば要員リストのAさんを案件1に提案したとします。
それがこの一覧で見ることが出来たら便利だと思いませんか?
それを可能にするのがリレーションです。
要員リストに『どの案件に提案したか』の項目を追加してみましょう。
通常の手順で項目を追加し、タイプはAdvancedにあるRelationを選択します。
そうすると「SelectDatabase」というボタンが出ますのでクリックして紐付けたいリストを選択します。この場合は案件リストですね。
Tableの画面に戻ってこの項目をクリックすると案件リストに登録されているどの案件に紐付けるか選べますので提案した案件をクリックしましょう。
そうするとこの項目に案件名が表示されますから、Aさんをどの案件に提案したかが見られるようになります。
案件リスト側から案件1を見てみると、Relationの項目が追加され要員名が表示されていると思います。
要員側でRelationを作ると案件側にも表示される訳ですね。
もちろん要員BさんCさんも案件1に提案していれば、その数だけこの項目に表示されます。
これで、この案件に誰を提案したかが一目瞭然です。

おわりに

如何だったでしょうか。
難しいところもありますが、使いこんでいけば慣れて使えるようになると思います。
こう言うのって登録するのが面倒でどうしてもやらなくなってしまいますが、これを作っておけば営業状況を正確に素早く俯瞰出来ることは間違いありません。
さらに過去分についても保存しておけるので、どんな人をどの案件に提案したかが振り返りにも使えますから無駄にはならないと思います。
案件やの登録には1件2分も掛かりませんから面倒でもやってみることを是非お勧めします。

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